§1

POSTANOWIENIA WSTĘPNE

  1. Podstawą prawną Regulaminu są przepisy ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r. (Dz.U.2024.928). Regulamin określa zasady i tryb zgłaszania naruszeń, zasady postępowania ze zgłoszeniami, prawa osób zgłaszających naruszenia oraz zakres i przesłanki udzielenia im ochrony.
  2. Regulamin obowiązuje w spółce EO NETWORKS S.A. z siedzibą w Warszawie, ul. Jagiellońska 78, 03-301 Warszawa, wpisanej do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem, KRS: 0000332547 (dalej: „Spółka” lub „EO”).
  3. Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji, Spółka przekazuje informację o Regulaminie wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

§2

DEFINICJE

  1. Działanie odwetowe – bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem lub ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić nieuzasadnioną szkodę sygnaliście, w tym bezpodstawne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście.
  2. Kontekst związany z pracą – przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w EO lub na rzecz EO, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych.
  3. Naruszenia – wszelkie działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa, dotyczące:
    • korupcji,
    • zamówień publicznych,
    • usług, produktów i rynków finansowych,
    • przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,
    • bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,
    • bezpieczeństwa transportu,
    • ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,
    • bezpieczeństwa żywności i pasz,
    • zdrowia i dobrostanu zwierząt,
    • zdrowia publicznego,
    • ochrony prywatności i danych osobowych,
    • bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,
    • interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,
    • rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,
    • konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela - występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi powyżej.

  4. Osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – osoba fizyczna, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona.
  5. Sygnalista – osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą, w tym pracownik, pracownik tymczasowy, osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej, przedsiębiorca, prokurent, wspólnik, członek organu, osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy, stażysta, praktykant, wolontariusz.
  6. Rejestr – rejestr zgłoszeń o naruszeniach.
  7. Zgłoszenie – przekazanie Spółce informacji o uzasadnionym podejrzeniu wystąpienia naruszenia przy wykorzystaniu jednego ze wskazanych w Regulaminie kanałów zgłaszania.

§3

KTO MOŻE ZGŁASZAĆ NARUSZENIA?

  1. Naruszenia mogą zgłaszać Sygnaliści, którzy uzyskali informacje na temat Naruszeń w Kontekście związanym z pracą.
  2. Regulamin stosuje się również do Sygnalisty w przypadku Zgłoszenia Naruszenia w Kontekście związanym z pracą przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w EO lub na rzecz EO, lub już po ich ustaniu.

§4

JAK ZGŁASZAĆ NARUSZENIA?

  1. Podstawowy kanał zgłaszania

    Sygnalista może zgłosić Naruszenie:
    1. w formie elektronicznej na adres e-mailowy: sygnalista@eo.pl; serwer poczty przychodzącej EO korzysta z protokołu TLS.
    Jednostką upoważnioną przez EO do przyjmowania Zgłoszeń jest Dział HR.
  2. Alternatywny kanał zgłaszania

    Aby zapewnić w pełni obiektywnie i niezależne rozpatrywanie Zgłoszeń, Spółka ustanawia alternatywny kanał zgłaszania, na wypadek, gdyby Zgłoszenie dotyczyło osoby przyjmującej Zgłoszenia za pomocą podstawowego kanału zgłaszania.

    Alternatywnym kanałem zgłaszania, Zgłoszenia można wysyłać:
    1. do Dyrektora Finansowego Rafała Jagniewskiego bądź Wiceprezesa Zarządu Tomasza Suleja w formie pisemnego listu na adres pocztowy: ul. Jagiellońska 78, 03-301 Warszawa, z dopiskiem „do rąk własnych”.

§5

CO POWINNO ZAWIERAĆ ZGŁOSZENIE?

Zgłoszenie powinno zawierać:
  • datę Zgłoszenia,
  • imię i nazwisko Sygnalisty, w tym jego dane kontaktowe, zajmowane stanowisko/pełnioną funkcję lub stanowisko/funkcję, o które ubiega się w EO,
  • opis Naruszenia (czego dotyczy, kiedy i gdzie miało lub może mieć miejsce),
  • wskazanie dokumentów mogących stanowić dowód Naruszenia,
  • wskazanie osób mających wiedzę o Naruszeniu,
  • wszelkie dodatkowe informacje uprawdopodabniające wystąpienie Naruszenia lub uzasadniające jego podejrzenie lub mogące ułatwić wyjaśnienie Zgłoszenia.
Sygnalista dokonując Zgłoszenia może skorzystać z wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do Regulaminu.

§6

CZY MOŻNA WYSŁAĆ ZGŁOSZENIE ANONIMOWO?

Spółka nie dopuszcza Zgłoszeń anonimowych. W przypadku dokonania Zgłoszenia anonimowo nie będzie ono podlegało rozpoznaniu w oparciu o przepisy Regulaminu, pozostając bez odpowiedzi.

§7

CZY PO WYSŁANIU ZGŁOSZENIA SYGNALISTA MA JAKIEŚ OBOWIĄZKI?

Sygnalista, który dokonał Zgłoszenia, aby nie zakłócić prawidłowego przebiegu procesu jego weryfikacji i wyjaśniania ma obowiązek:
  • zachować w poufności sam fakt dokonania Zgłoszenia i wszelką komunikację oraz uzyskane informacje związane ze Zgłoszeniem i postępowaniem wyjaśniającym, z zastrzeżeniem korzystania przez Sygnalistę z uprawnienia wskazanego w pkt 12 Regulaminu,
  • na prośbę Spółki udzielać Spółce dodatkowych informacji, niezbędnych do wyjaśnienia Zgłoszenia.

§8

W JAKI SPOSÓB CHRONI SIĘ SYGNALISTĘ?

  1. Poufność Zgłoszenia

    Wszystkie osoby rozpatrujące Zgłoszenie zachowują w poufności fakt swojego zaangażowania w proces jego rozpatrywania, a także wszelkie informacje uzyskane w związku z jego przebiegiem, w tym, w szczególności tożsamość Sygnalisty i osoby, której dotyczy Zgłoszenie, a także pozostałe dane osobowe wskazane w Zgłoszeniu.

    Wszelkie dane pozwalające zidentyfikować Sygnalistę mogą zostać ujawnione wyłącznie na podstawie jego uprzedniej, wyraźnej zgody – z wyjątkiem ujawnienia ich:
    • właściwym organom, kiedy taki obowiązek wynika z przepisów prawa,
    • innym osobom upoważnionym przez Spółkę do wyjaśniania Zgłoszenia – jeżeli będzie to kluczowe dla wyjaśnienia sprawy.
  2. Ochrona przed działaniami odwetowymi

    Zakazane jest podejmowanie jakichkolwiek Działań odwetowych wobec Sygnalisty. Zakazane jest również podejmowanie prób lub gróźb zastosowania takich działań. Ochrona obejmuje również Osoby pomagające Sygnaliście w dokonaniu Zgłoszenia oraz Osoby powiązane z Sygnalistą.

    Spółka zakazuje również podejmowania jakichkolwiek pośrednich Działań odwetowych wobec osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej Sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność Sygnalisty lub go zatrudniającej.

    Sygnalista podlega ochronie przed Działaniami odwetowymi od chwili dokonania Zgłoszenia pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem Zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania Zgłoszenia, i że stanowi informację o Naruszeniu.

    Ochronie nie podlega Sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia wewnętrznego, wiedząc że do Naruszenia nie doszło (zła wiara).

  3. Informacje zwrotne

    Jeżeli Zgłoszenie zostało dokonane na zasadach opisanych w Regulaminie Sygnalista będzie informowany o:

    • przyjęciu Zgłoszenia do dalszego rozpatrywania lub o jego odrzuceniu – w terminie do 7 dni od dnia otrzymania Zgłoszenia,
    • wyniku postępowania (tj. stwierdzeniu albo braku stwierdzenia wystąpienia Naruszenia) i planowanych lub już wdrożonych działaniach następczych – w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia lub w przypadku braku potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia – 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania Zgłoszenia.

§9

W JAKI SPOSÓB ROZPATRUJE SIĘ ZGŁOSZENIE?

  1. Wstępna weryfikacja Zgłoszenia

    Osoba upoważniona do przyjmowania Zgłoszeń, wskazana w pkt 4 Regulaminu, w ciągu 7 dni od otrzymania Zgłoszenia, przeprowadza jego wstępną weryfikację:

    1. ustala czy zgłoszona sprawa może stanowić Naruszenie w rozumieniu Regulaminu oraz czy zostało otrzymane za pomocą ustanowionego w Regulaminie kanału zgłaszania,
    2. upewnia się, czy Zgłoszenie zawiera wszystkie informacje niezbędne do jego rozpatrzenia, a jeżeli zauważy istotne braki, kontaktuje się z Sygnalistą,
    3. informuje Sygnalistę o przyjęciu Zgłoszenia lub jego odrzuceniu, jeśli: (i) Zgłoszenie nie dotyczy Naruszeń wskazanych w Regulaminie lub (ii) zostało dokonane za pomocą innych kanałów zgłaszania niż określone w Regulaminie, lub (iii) Zgłoszenie dotyczy tego samego Naruszenia, zgłoszonego już uprzednio przez Sygnalistę i wcześniejsze Zgłoszenie zostało odrzucone bądź nie zostało rozpatrzone z uwagi na stwierdzenie braku Naruszenia,
    4. przekazuje Sygnaliście klauzulę informacyjną i zapoznaje go z uprawnieniami wynikającymi z obowiązujących przepisów prawa w formie:
      • odpowiedzi na adres poczty przychodzącej lub inny wskazany przez Sygnalistę,
      • zamieszczenia informacji na stronie internetowej EO,
    5. przekazuje Zgłoszenie osobie upoważnionej do prowadzenia postępowania wyjaśniającego i podejmowania działań następczych.
  2. Postępowanie wyjaśniające

    Po zakończeniu wstępnej weryfikacji Zgłoszenia, Dyrektor Finansowy Rafał Jagniewski bądź Wiceprezes Zarządu Tomasz Sulej w celu wyjaśnienia zasadności Zgłoszenia, przeprowadza postępowanie wyjaśniające. Jeśli Zgłoszenie dotyczy Naruszenia popełnionego przez jedną z ww. osób, w celu zachowania bezstronności, osobą upoważnioną do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego i podjęcia działań następczych, w myśl niniejszego Regulaminu, jest druga upoważniona osoba.

    Osoby wskazane powyżej mogą upoważnić inne bezstronne osoby lub jednostki do przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, jeśli wymaga tego przedmiot Zgłoszenia bądź szeroki zakres informacji, niezbędnych do ustalenia.

    W trakcie postępowania wyjaśniającego osoby upoważnione mają prawo do:

    • dostępu do dokumentów i danych EO w zakresie niezbędnym do wyjaśnienia sprawy,
    • uzyskiwania informacji od kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych,
    • uzyskiwania ustnych i pisemnych wyjaśnień od pracowników, zleceniobiorców, podwykonawców EO,
    • dostępu do danych ze służbowych komputerów EO, w tym poczty elektronicznej, używanych aplikacji służbowych i telefonów służbowych [z uwzględnieniem zasad w zakresie ochrony prywatności, tajemnicy korespondencji i RODO],
    • dostępu do danych z monitoringu wizyjnego oraz geolokalizatorów z pojazdów służbowych [z uwzględnieniem zasad w zakresie ochrony prywatności i RODO] w czasokresie, w którym miało mieć miejsce zgłaszane Naruszenie i w przypadku monitoringu wizyjnego wyłącznie co do obszaru, w którym zgłaszane naruszenie prawa miało mieć miejsce,
    • dostępu do pomieszczeń EO w celu dokonania wizji lokalnej i zabezpieczenia dowodów,
    • występowania do Sygnalisty o dodatkowe informacje, konsultowanie uzyskanych informacji i danych z Sygnalistą.
  3. Raport z postępowania wyjaśniającego

    Z ustaleń poczynionych podczas postępowania wyjaśniającego upoważnione osoby lub jednostki sporządzają raport końcowy. Raport ten zawiera opis ustalonego stanu faktycznego Naruszenia, w tym zakres i skutki Naruszenia, zebrane dowody oraz osoby, które miały dopuścić się Naruszenia.

  4. Działania następcze

    Na podstawie raportu końcowego, osoby upoważnione zgodnie z pkt 9.2. zd. 1 i 2 Regulaminu, podejmują działania następcze, którymi w szczególności mogą być:

    • zamknięcie procedury bez podejmowania dalszych działań (w wypadku niepotwierdzenia się Zgłoszenia, pod warunkiem, że Sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem Zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania Zgłoszenia i że stanowi informację o Naruszeniu),
    • przeprowadzenie rozmowy, zwrócenie uwagi pracownikowi/zleceniobiorcy,
    • nałożenie kary porządkowej zgodnie z obowiązującymi przepisami,
    • wypowiedzenie lub rozwiązanie stosunku pracy na zasadach określonych w kodeksie pracy,
    • zmiany w wewnętrznych procedurach EO,
    • przeprowadzenie dodatkowych działań edukacyjnych lub szkoleniowych,
    • zwiększenie częstotliwości audytów danego obszaru,
    • przeprowadzenie zmian strukturalnych lub przesunięcie kompetencji,
    • złożenie wniosku o wszczęcie postępowania dyscyplinarnego bądź innego postępowania, do właściwych organów państwowych,
    • zawiadomienie właściwych organów, w tym organów ścigania w przypadku stwierdzenia uzasadnionego podejrzenia popełnienia przestępstwa lub wykroczenia.

§10

CZY PROWADZONY JEST REJESTR ZGŁOSZEŃ?

  1. Dział HR EO prowadzi Rejestr.
  2. Do Rejestru dokonuje się wpisów na podstawie przyjętych Zgłoszeń.
  3. Rejestr obejmuje:
    1. numer Zgłoszenia,
    2. przedmiot Naruszenia,
    3. dane osobowe Sygnalisty oraz osoby, której dotyczy Zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób,
    4. adres do kontaktu Sygnalisty,
    5. datę dokonania Zgłoszenia,
    6. informację o podjętych działaniach następczych,
    7. datę zakończenia sprawy.
  4. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w Rejestrze są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.

§11

JAK CHRONIONE SĄ DANE OSOBOWE SYGNALISTY?

  1. Administratorem danych osobowych zgromadzonych w Rejestrze jest EO.
  2. Podstawą prawną przetwarzania danych są: art. 6 ust. 1 lit. c) Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych (RODO), art. 24 i n. ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów.
  3. Dane Osobowe Sygnalisty nie podlegają ujawnieniu, chyba że:
    1. za wyraźną zgodą Sygnalisty,
    2. w braku przysługiwania Sygnaliście ochrony w związku z dokonaniem Zgłoszenia w złej wierze (tj. w braku uzasadnionych podstaw dla przyjęcia, że informacja będąca przedmiotem Zgłoszenia jest prawdziwa w momencie dokonywania Zgłoszenia i że stanowi informację o Naruszeniu),
    3. ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy Zgłoszenie. Przed dokonaniem takiego ujawnienia właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym Sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.
  4. EO po otrzymaniu zgłoszenia przetwarza dane osobowe w zakresie niezbędnym do przyjęcia Zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania Zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
  5. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem Zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym Zgłoszeniem są przechowywane przez EO przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano Zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
  6. EO usuwa dane osobowe oraz niszczy dokumenty związane ze Zgłoszeniem po upływie okresu przechowywania, chyba że dokumenty związane ze Zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowo-administracyjnych.
  7. Osoba, której dane dotyczą, jest uprawniona do uzyskania od EO potwierdzenia, czy przetwarzane są dane osobowe jej dotyczące, a jeżeli ma to miejsce, jest uprawniona do uzyskania dostępu do nich oraz następujących informacji:
    • cele przetwarzania,
    • kategorie odnośnych danych osobowych,
    • informacje o odbiorcach lub kategoriach odbiorców, którym dane osobowe zostały lub zostaną ujawnione,
    • w miarę możliwości planowany okres przechowywania danych osobowych, a gdy nie jest to możliwe, kryteria ustalania tego okresu,
    • informacje o przysługujących jej prawach,
    • jeżeli dane osobowe nie zostały zebrane od osoby, której dane dotyczą – wszelkie dostępne informacje o ich źródle, pod warunkiem, że Sygnalista wyraził na to zgodę lub Sygnalista nie spełnia warunków ochrony, o których mowa w pkt 11.3.2.
  8. EO nie podejmuje decyzji następczych w sposób zautomatyzowany.
  9. EO nie zamierza przekazywać danych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.
  10. Na żądanie EO dostarcza osobie, której dane dotyczą, kopię danych osobowych podlegających przetwarzaniu. Za wszelkie kolejne kopie, o które zwróci się osoba, której dane dotyczą, EO może pobrać opłatę w rozsądnej wysokości wynikającej z kosztów administracyjnych. Jeżeli osoba, której dane dotyczą, zwraca się o kopię drogą elektroniczną i jeżeli nie zaznaczy inaczej, informacji udziela się w powszechnie stosowanej formie elektronicznej. Prawo do uzyskania kopii nie może niekorzystnie wpływać na prawa i wolności innych.

§12

CZY SYGNALISTA MOŻE DOKONAĆ ZGŁOSZENIA ZA POMOCĄ KANAŁÓW ZEWNĘTRZNYCH?

  1. Sygnalista uprawniony jest do dokonania zgłoszenia zewnętrznego, bez uprzedniego dokonania Zgłoszenia opisanego w Regulaminie.
  2. Zgłoszenie zewnętrzne należy przekazać Rzecznikowi Praw Obywatelskich bądź innemu organowi publicznemu, właściwemu do rozpatrywania zgłoszeń danej kategorii naruszeń prawa.
  3. Zgłoszenia do Rzecznika Praw Obywatelskich bądź do poszczególnych organów publicznych należy dokonywać zgodnie z ustaloną przez te podmioty procedurą, opisaną na stronie internetowej danego organu.
  4. Z uwagi na pełne gwarancje ochronne Sygnalisty przed Działaniami odwetowymi oraz większą efektywność wewnętrznego postępowania wyjaśniającego, EO zachęca do ujawnienia informacji o Naruszeniach w sposób określony w Regulaminie, w ramach procedury Zgłoszeń wewnętrznych.

§13

POSTANOWIENIA KOŃCOWE

  1. Procedura zgłaszania Naruszeń opisana w Regulaminie nie wyłącza stosowania przepisów odrębnych, przewidujących szczególny tryb zgłaszania naruszeń prawa, obowiązujących w EO.
  2. Regulamin wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia podania go do wiadomości osób wykonujących pracę w sposób przyjęty w EO.
  3. Regulamin wraz z Załącznikami jest dostępny do wglądu w Dziale HR oraz na stronie https://eo.pl/.
  4. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem mają zastosowanie przepisy ustawy o ochronie sygnalistów z dnia 14 czerwca 2024 r. oraz inne właściwe przepisy prawa.
  5. Treść Regulaminu została skonsultowana z przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz EO.

Załączniki

  1. Załącznik nr 1 do regulaminu zgłoszeń wewnętrznych EO
  2. Załącznik nr 2 do regulaminu zgłoszeń wewnętrznych EO
  3. Załącznik nr 3 do regulaminu zgłoszeń wewnętrznych EO