Komisja Europejska od kilku lat monitoruje poziom cyfrowych usług publicznych u państw członkowskich. Polska w roku 2020 uzyskała wynik 45 i choć z każdym rokiem pnie się wyżej w rankingach to nadal odbiega od średniej unijnej która wynosi 52,6. Proces digitalizacji wraz z szybkim rozwojem społeczeństwa informacyjnego wymusza jednak na organizacjach pożytku publicznego podnoszenie jakości oraz wydajności, a co za tym idzie zmiany w rozwoju procesów komunikacji wewnętrznej i zarządzaniu wiedzą.  Do tego jednak niezbędne jest intensywne wdrażanie nowych technologii.

Zarządzanie wiedzą i komunikacja w organizacjach pożytku publicznego

Budowa Intranetu

Jeden z naszych klientów z instytucji publicznej zlecił nam dostawę, wdrożenie i integrację systemu do zarządzania użytkownikami IDM oraz stworzenie intranetu dla ponad 600 pracowników urzędu. Pracę rozpoczęliśmy od przeprowadzenia analizy oraz przygotowania projektu graficznego systemu intranetowego. Następnie skonfigurowaliśmy i wdrożyliśmy oprogramowanie do zarządzania tożsamością IDM i zgodnie z przeprowadzoną wcześniej analizą zintegrowaliśmy ją z witryną „Mój Profil”. Do realizacji budowy witryny intranetowej wykorzystaliśmy narzędzie Microsoft SharePoint 2013. Do najsprawniejszego uzyskiwania informacji o użytkownikach i przydzielaniu uprawnień oraz wniosków z poziomu systemu intranetowego wykorzystaliśmy autorskie rozwiązanie IDM oraz bazy danych MS SQL oraz Active Directory. Implementację witryny zakończyliśmy szkoleniem przeprowadzonym dla administratorów systemu intranetowego i systemu zarządzania tożsamością IM.

Pozytywne zmiany realizacji procesów pracy

Skala korzyści wynikających z wprowadzenia intranetu wiąże się bezpośrednio z jakością wdrożenia oraz stopniem zaangażowania poszczególnych pracowników.

Nasz klient pierwsze efekty zauważył tuż po uruchomieniu systemu. Co zyskał?

  • kontrolę nad dostępem do blisko 100 systemów używanych w urzędzie,
  • dostęp do pełnej i aktualnej wiedzy dotyczącej poszczególnych systemów i użytkowników,
  • pełną historii logowań do systemów oraz historię nadawania/odbierania uprawnień.

Wprowadzony Intranet umożliwił składanie wniosków oraz nadawanie uprawnień z poziomu strony oraz w systemie ID. Kolejne uwidocznione z czasem korzyści to oszczędności w obszarze materiałów biurowych, skrócenie czasu realizacji zadań przez pracowników, obniżenie kosztów dystrybucji wiedzy i szkoleń czy zmniejszenie ilości zajmowanego miejsca na dyskach komputerów firmowych.

_________________

Największym problemem współczesnych przedsiębiorstw zarówno publicznych, jak i niepublicznych jest nadmiar informacji oraz trudności z ich selekcją. W nowoczesnej gospodarce i w funkcjonujących w niej organizacjach zarządzanie informacją oraz uporządkowaną wiedzą z dostępem dla pracowników będzie nadal zyskiwało na znaczeniu. Dlatego warto inwestować i modernizować portale intranetowe oraz wewnętrzne usługi on-line firmy.